Le portail collaboratif s’ouvre après acceptation d’une candidature ou d’une proposition dans le suivi autonome. Il appartient à l’apprenant et aux encadreurs autorisés. Il ne devient pas public parce que ses participants déclarent la même université qu’un autre membre.
Préparer et soumettre un chapitre
L’apprenant ajoute un chapitre, lui donne un titre et un numéro, puis renseigne son contenu et/ou le fichier demandé. Le portail accepte les fichiers PDF de chapitre jusqu’à 20 Mo, sous réserve des limites de l’hébergement. Cette limite est distincte de celle du dépôt d’un document dans la bibliothèque.
Enregistrez vos modifications, relisez, puis utilisez Soumettre lorsque le chapitre est prêt à être examiné. Enregistrer une préparation et soumettre pour lecture sont deux étapes différentes. Les modifications restent soumises au statut du chapitre et aux actions proposées par l’interface.
Lire, commenter et corriger
Le directeur ou le codirecteur accepté ouvre le chapitre, ajoute des remarques et, si nécessaire, demande des corrections. Les commentaires peuvent avoir un type et une référence de page. Une discussion réservée aux encadreurs n’est pas visible par l’apprenant.
L’apprenant consulte les remarques qui lui sont accessibles, corrige le contenu ou le PDF et soumet la nouvelle version selon les actions disponibles. Les participants autorisés peuvent suivre la résolution des commentaires. Une correction demandée ne correspond pas à une autorisation finale.
Approuver les chapitres
L’encadreur habilité approuve les chapitres satisfaisants. Avant la clôture, vérifiez que le travail contient au moins un chapitre et qu’aucun chapitre ne reste à approuver. Une simple validation d’un chapitre ne clôt pas tout le mémoire.
Autoriser le dépôt pour la défense
Le directeur ouvre l’action d’autorisation finale, vérifie l’état des chapitres et confirme sa décision. Un codirecteur accepté peut exceptionnellement intervenir en son nom avec déclaration d’indisponibilité et motif obligatoire ; voir Codirection.
Après cette autorisation, les chapitres deviennent finaux et le suivi autonome est clôturé. Les actions de modification ne sont plus disponibles dans ce circuit. Faites donc la dernière relecture avant de confirmer. Conservez votre version finale et suivez séparément les exigences de dépôt ou de défense de votre établissement.
Confidentialité et notifications
Les notifications dans Scholar conduisent au portail sous contrôle d’accès. Les emails transactionnels peuvent accompagner certaines étapes. Les alertes sur téléphone nécessitent un accord distinct dans Installer Scholar et ne révèlent pas le détail privé du chapitre sur l’écran verrouillé.
Un administrateur n’obtient pas accès au suivi autonome par simple correspondance d’université, de faculté ou de département. L’autorisation finale ne rend pas le PDF public et ne lance pas automatiquement le workflow institutionnel.